Grupos de mensagens no condomínio: cuidados necessários, vantagens e desvantagens

Os grupos de mensagens, em aplicativos como WhatsApp e Telegram, são muito usados para diversas situações do dia a dia e para fins profissionais. Nos condomínios, seu uso também é bastante comum, pensando nisso, entenda as responsabilidades do síndico e os cuidados necessários para adoção de tal iniciativa.

Quantos moradores residem em seu condomínio? Independentemente da quantidade, a comunicação é o fator-chave para que os condôminos vivam em harmonia. Pensando nisso, muitos síndicos optam por criar grupos de mensagens em condomínios.

Mas, afinal, o uso dessa ferramenta é eficiente para o relacionamento dos moradores? Quais os problemas que podem ser solucionados por meio desta solução? Essas são algumas das perguntas a serem avaliadas ao se decidir pela criação dos grupos. Afinal, nestes ambientes várias pessoas poderão se comunicar entre si e interagir com a administração ao mesmo tempo.

O uso de uma dessas ferramentas pode possibilitar que pequenas questões sejam comunicadas rapidamente. Por exemplo, o fechamento antecipado de uma portaria. Auxiliando assim, que as pessoas se preparem com antecedência a qualquer mudança de rotina. O cunho do grupo deve ser, sempre, comunicar e integrar todos os moradores ao que está acontecendo no local onde vivem.

Porém, será que esse tipo de interação virtual funciona na prática? Como fazer o uso correto desse aplicativo de mensagens instantâneas? Neste artigo, abordaremos estes questionamentos. Confira!

Qual é a melhor maneira de gerenciar os grupos condominiais?

Apesar de todas as vantagens, os grupos de mensagens em condomínios são, na verdade, um aglomerado de pessoas que precisam de um gerenciamento. Do contrário, o que seria para melhorar a comunicação pode resultar em uma enxurrada de desentendimentos, que distanciará os moradores. Como evitar isso? Veja algumas sugestões.

Elabore diretrizes de uso

Quando aprovado, o grupo de mensagens deve ser administrado exclusivamente pelo síndico e/ou administradores. Caso o uso tenha sido aprovado via votação, aqueles que não queiram fazer parte não devem ser obrigados a entrar. Além disso, o síndico não tem responsabilidade legal pela criação do grupo.

Assim que o grupo for criado, o administrador, que pode ser o síndico, deverá postar as regras para a utilização desse canal interativo. Seria oportuno esclarecer logo o objetivo do grupo. Como por exemplo:

• divulgação de comunicados;
• alerta de ocorrências suspeitas;
• avisos sobre problemas nas áreas do condomínio;
• cronograma dos agendamentos das reservas de espaços comuns;
• oferta de serviços entre os moradores.

Em seguida, podem-se elencar as proibições e as penalidades em caso de desrespeito às diretrizes. Depois de expor todas essas informações, o administrador precisa ficar atento a qualquer mensagem enviada ao grupo — e agir rápido, na hipótese de postagens indevidas.

Para oficializar essas regras, o síndico deve apresentá-las durante uma assembleia condominial. De preferência, no mesmo evento em que o uso do aplicativo de mensagens foi aprovado. Fazendo assim, ficará mais fácil que os participantes levem a sério as diretrizes, bem como a aplicação das penalidades.

Restrinja os tipos de assuntos

Mesmo que seja permitida a discussão sobre assuntos condominiais, não é sábio dar liberdade total. Por exemplo, uma postagem sobre uma reforma que precisa ser feita na área comum pode se transformar em brigas condominiais entre condôminos e síndico.

Para evitar esse nível de comunicação, o administrador tem a autoridade de impedir discussões acaloradas. Antes que os participantes comecem a interagir dessa maneira, ele deve acalmar uma possível alteração de ânimos por dizer que o assunto será anexado à pauta da próxima reunião. Por outro lado, há assuntos que devem ser expressamente censurados, como:

• fofocas;
• política;
• religião;
• palavras discriminatórias;
• termos pornográficos;
• linguagem agressiva;
• palavrões.

Utilize outros meios de aviso

Embora quase todos tenham um smartphone, alguns podem optar por não instalar o aplicativo de mensagens. Há, ainda, aqueles que demoram a visualizar as mensagens e outros que não suportam fazer parte de grupos. Em vista de todas essas possibilidades, o aplicativo não deve ser a única forma de comunicação no condomínio.

As já citadas formas tradicionais (murais, editais, circulares etc.) devem continuar a ser utilizadas — em especial, para a divulgação de comunicados importantes. Afinal, é muito fácil perder mensagens ou misturar várias conversas ao mesmo tempo, resultando em um alcance limitado da informação.

Se para muitos a preferência é pelos recursos virtuais, os síndicos também devem optar pelos e-mails a fim de transmitir avisos importantes, pois têm uma segurança maior de armazenamento. Além disso, a prática favorece a entrega individualizada e permite a confirmação de entrega.

Considere criar outro grupo para assuntos específicos

Existem assuntos que não podem ser levados para todos os condôminos. Não que sejam confidenciais, mas é uma atitude contra produtiva. Como assim? Imagine um síndico levando um tema que pode ser discutido com dois conselheiros para a apreciação de todos os moradores. Por exemplo:

• escolha de fornecedores dos equipamentos de monitoramento e vigilância;
• definição da seguradora do condomínio;
• contratação de uma empresa de reformas;
• organização de um evento no condomínio.

É claro que os valores gastos com esses serviços precisam ser apresentados para todos os moradores. Porém, algumas ações operacionais não necessitem ser tratadas com todos ao mesmo tempo. Sendo assim, um grupo restrito pode ser criado tendo apenas o síndico e os conselheiros do condomínio ou algum grupo de trabalho como integrantes. Isso otimizará as decisões.

Evite visualizar e não responder

Normalmente, as mensagens são direcionadas ao síndico ou administrador do grupo. Talvez sejam dúvidas, reclamações ou sugestões a respeito de um aspecto do condomínio. Por mais cansativo que possa parecer, é preciso ficar atento às mensagens e respondê-las quando necessário. Do contrário, a falta credibilidade do grupo acabará resultando na saída de muitos participantes.

Contudo, algumas postagens pedem uma resposta privada. Nesse caso, o administrador sinalizará no grupo que tratará do assunto diretamente com quem enviou a mensagem. Dessa forma, evita-se a impressão de que houve falta de interesse.

Nunca exponha no grupo nomes de inadimplentes

Independentemente dos objetivos traçados pelo síndico para o grupo, ninguém pode cair no erro de expor os demais condôminos a situações constrangedoras, antiéticas e até mesmo ilegais.

Expor nomes de inadimplentes, por exemplo, está fora de cogitação. Preste bastante atenção, também, quanto à violação da intimidade e outras questões que podem até levar a processos judiciais.

Prefira as mensagens de texto

Prefira escrever as mensagens. Leia e releia antes de enviar. O envio de áudios no grupo de mensagens deve ser evitado por dois motivos:

Ao digitar se pensa melhor no que será mandado. E assim diminui-se o risco de confusões com mensagens por impulso ou mal elaboradas.

Quais são os riscos com o grupo de mensagens nos condomínios?

Apesar das facilidades existentes, precisamos entender que existem alguns pontos negativos que devem ser avaliados antes de criar os grupos de mensagens em condomínios. Para facilitar sua visualização de quais são os possíveis problemas, listamos alguns deles e quais são os impactos para a administração condominial.

Perder o foco

Como já adiantamos, os aplicativos de mensagens são ferramentas muito populares. É praticamente impossível algum usuário de smartphone não ter o aplicativo instalado em seu aparelho. Em decorrência disso, os grupos correm o risco de perder o foco do seu propósito principal: comunicação entre os condôminos.

Em meio a tantos usuários, diversos assuntos podem surgir, principalmente se for um condomínio grande e com amplo número de moradores. O responsável pelo grupo deve garantir que todos ali presentes se envolvam apenas no objetivo principal e orientá-los, caso seja necessário, a discutir sobre algum outro tema que não seja pertinente em seus próprios grupos ou, até mesmo, que conversem pessoalmente.

Conversas desnecessárias no grupo

Ainda em decorrência da perda do foco, mesmo com direcionamento repassado, alguns moradores que participam dos grupos podem gerar assuntos desnecessários, principalmente criados a partir dos famosos memes, figurinhas e correntes, que são fortes características desses canais.

Apesar de parecerem inocentes, muitos desses conteúdos alimentam o clima de descontração, o que pode ser prejudicial para um grupo que deseja comunicar aos moradores assuntos importantes.

Mensagens importantes despercebidas

Como o principal intuito de criar o grupo é comunicar os moradores sobre temas inerentes a todos, tais mensagens podem passar despercebidas. Primeiro, pelo fato de ocorrer conversas paralelas. Outro problema pode ser por conta da participação em muitos grupos, o que faz com que nem sempre a pessoa tenha a cultura de ler todo o conteúdo ali presente, podendo impactar negativamente no propósito central.

Conflito entre vizinhos

O objetivo deverá sempre agilizar a comunicação e aproximar os condôminos, facilitando a troca de informações e visando maior comodidade a todos.

O grupo não pode se tornar palco para desentendimentos ou tentativa de resolver um problema entre 2 vizinhos. Neste caso, o administrador deverá estar atento e fazer com que qualquer desavença seja tratada no privado.

Não existem condomínios e condôminos com necessidades e realidades exatamente iguais. Por isso, cada síndico deve avaliar se a criação de um grupo de mensagens será realmente uma boa opção. Afinal, alguns condomínios têm uma boa rede de comunicação, sem a necessidade dessa tecnologia. Outros, se adaptaram bem aos grupos de mensagens instantâneas. Então, cabe analisar com cuidado a adoção ou não dessa estratégia.

Você ainda acha que a criação de um grupo pode ser uma ferramenta benéfica para a sua administração? Quer conhecer o que usar para se comunicar com os moradores de forma eficiente? Então, aproveite e entre contato com a Graiche!