Planejamento: comece o ano com o condomínio organizado
Começo de ano é o momento de renovar as metas e colocar os planejamentos em dia. Um condomínio organizado faz diferença para que o resto do ano ocorra sem nenhum imprevisto por falta de planejamento, ainda mais durante a pandemia do coronavírus.
Pensando nisso, aqui você encontra algumas dicas de como fazer um planejamento para começar o ano com o condomínio organizado. Para ficar por dentro desse assunto, continue a leitura do artigo!
Defina os objetivos e metas
O primeiro passo para fazer um planejamento é a definição de objetivos e metas. Pense sobre os problemas que o condomínio vem enfrentando, projetos já aprovados para execução, sobre sugestões ou necessidades dos condôminos e, a partir disso, defina as metas em curto, médio e longo prazo.
As metas de curto prazo podem se relacionar com pequenos problemas de manutenção, como uma luz de emergência queimada, troca da sílica/areia do filtro da piscina, entre outros. As de médio prazo são aquelas manutenções anuais, como desinfecção de caixas d’agua, dedetização, revisão do sistema de para raio, entre outros.
Já as metas de longo prazo, podemos chamar de objetivos, que precisam ser alcançados em um futuro não tão distante. Um exemplo de objetivo pode ser a pintura das áreas comuns ou a reforma de um salão de festas, por exemplo e para isso é necessário um planejamento financeiro durante alguns meses e que todos os condôminos concordem e participem da decisão.
Realize o planejamento financeiro
Após definir as metas e objetivos, é hora de começar a fazer o planejamento financeiro. De início, deve-se considerar o saldo atual e o índice médio de inadimplência e os gastos previstos. Dentro da organização do planejamento financeiro, é necessário contabilizar as despesas futuras que ocorrerão devido à manutenção ou obras que estão dentro das metas e objetivos.
Para o planejamento financeiro, uma dica é utilizar planilhas mensais. Nas planilhas, é possível fazer o plano financeiro, calculando a estimativa de contas a pagar e receber. As planilhas também são importantes para organizar os gastos operacionais e o custo de serviços, além de entender, analisar e organizar a folha de pagamento, um dos gastos mais relevantes do condomínio.
Aqui na Graiche, todas as informações sobre a previsão orçamentária, fluxo de caixa, contas a pagar, folha de pagamento e mais de 30 itens de gestão ficam disponíveis em tempo real para o síndico analisar. Contar com uma assessoria profissional para o planejamento financeiro também pode ser a solução de diversos problemas na sua gestão.
Prepare o cronograma de eventos e reuniões
A participação dos condôminos nas realizações das metas e objetivos é essencial. Para isso, preparar o cronograma de reuniões com antecedência fará com que todos se planejem para participar. Boa parte dos condomínios contam com assembleias extraordinárias, reuniões abertas aos condôminos, eventos e outras formas de inclusão, para tornar a participação de todos mais viável. Portanto, e avisar a todos com antecedência e primordial para que os condôminos se programem.
Utilizar o quadro de avisos é uma dica para deixar todos os condôminos e funcionários informados de futuras reuniões, manutenções do prédio, reformas em apartamentos, limpeza da caixa d’água, entre outros. O quadro de avisos é uma boa forma de organização e comunicação entre o(a) síndico(a) e os moradores.
Porém, a melhor opção é utilizar a comunicação on-line com os condôminos, por meio de notificações on-line, publicação no Portal de sua Administradora, via e-mail ou grupo de WhatsApp do condomínio.
Acompanhe os resultados
Após a aprovação dos condôminos em relação a todos os objetivos e metas, é hora de acompanhar os resultados de perto. Com todo planejamento feito, é necessário realizar outro com o objetivo de adaptar na rotina de síndico todo o cronograma de tarefas e entregar tudo no prazo combinado. Além de acompanhar os resultados, é preciso mostrá-los aos condôminos com transparência.
Algumas vezes, após visualizar os resultados, será necessário alterar alguma meta ou objetivo, dependendo da necessidade do condomínio ou até mesmo de novos pedidos dos residentes. O ideal é realizar uma nova reunião para alinhar os ajustes nas metas e objetivos, sempre mantendo os condôminos a par de toda situação.
Manter um condomínio organizado colabora para uma boa convivência, além de deixá-lo mais agradável para todos os moradores e colaboradores. Uma boa comunicação e organização faz toda diferença no dia a dia e ajuda nas tarefas e a cumprir os prazos combinados. Por isso, é ideal realizar um planejamento logo no início do ano.
E aí, gostou de conferir dicas de planejamento para começar o ano com o condomínio organizado? Aproveite para conferir 5 dicas para gestão financeira de condomínios.
