Quadro de avisos no condomínio: como mantê-lo atualizado?

O quadro de avisos do condomínio é a forma de comunicação mais prática entre os funcionários e os moradores. Por conta disso, manter ele atualizado é essencial para que os comunicados sejam sempre passados aos condôminos. Neste post damos dicas para mantê-lo organizado. Continue a leitura!

Organize semanalmente

Todo início de semana é bastante movimentado nos condomínios, resultado das  diversas limpezas, manutenções e questões administrativas em andamento. Para manter os moradores atualizados, o ideal é organizar semanalmente o quadro de avisos.
Estabelecer um dia na semana para alterar, inserir ou retirar comunicados e documentos dos quadros para que os condôminos se acostumem com as atualizações. Manter essa organização semanal vai facilitar o dia a dia de todos.
Não se esqueça de que avisos emergenciais, colocados um ou dois dias antes da ação ou necessidade, como, por exemplo, “corte de água” devem também ser enviados por outros canais de comunicação do condomínio, como circular ou envio por e-mail via portal de sua administradora para evitar problemas.

Escolha um bom local para o quadro de avisos

O local onde o quadro de avisos está é muito importante, pois muitas vezes ele fica escondido, fazendo com que os moradores não o visualizem com facilidade. Por isso, é importante saber onde instalá-los.
Uma dica é coloca-los perto dos halls de elevadores dos subsolos, nos pisos de garagem e no térreo. Ainda, se o condomínio tem uma área de lazer na cobertura, por exemplo, analise a possibilidade de instalar um quadro na passagem para esta área.

Saiba quais informações evitar

Existem alguns conteúdos que não devem estar no quadro de avisos. A lista de moradores com os seus respectivos apartamentos, advertências nomeando o envolvido e fotos de moradores são exemplos do que não devemos expor.
É comum o síndico querer advertir alguém expondo indiretamente no quadro para que todos vejam. Essa situação deve ser evitada, pois, além de causar constrangimento, também gera a possibilidade de ser um problema judicial.

Entenda quais são as informações importantes

Algumas informações indispensáveis para estar no quadro são manutenções que ocorrem durante a semana, como uma obra na caixa d’água que ocasionará  falta de água nos apartamentos. Nessa situação, os moradores devem ser comunicados sobre o dia e horário da manutenção.
Assembleias também devem ser comunicadas através do quadro. De preferência, coloque o aviso com duas semanas de antecedência para que nenhum inquilino perca a reunião. Além desses avisos, durante a pandemia é importante deixar fixado os novos protocolos das áreas comuns do condomínio. Outra ideia é deixar as dicas para evitar o contágio sempre à vista de todos os moradores e funcionários.
Algumas informações são indispensáveis para estar no quadro, como as manutenções que ocorrem durante a semana, uma obra na caixa d’água que ocasionará falta de água nos apartamentos, por exemplo. Nessa situação, os moradores devem ser comunicados sobre o dia e horário da manutenção.
Muito embora as convocações de assembleias gerais tenha uma forma de comunicação prevista pela convenção condominial, também é recomendável manter o edital nos quadros de avisos e retirá-los após a realização da reunião.
Ainda, a sugestão é de focar nos itens obrigatórios e de segurança, a fim de que o condômino tenha a certeza de que as questões legais estão sendo cumpridas. Coloque nos quadros de aviso cópias do AVCB renovado, da RIA dos elevadores vigente, atestados de desinfecção de caixas d’água, dedetização, recarga e revisão dos extintores, atestado de brigada de incêndio, curso de primeiros socorros, revisão dos para-raios, entre outros.
Os dados dos funcionários, como a escala de trabalho e os dados pessoais não são mais obrigatórios há algum tempo. Consulte sua administradora antes de inserir qualquer documento relacionado à folha de pagamento.
Além desses avisos, durante a pandemia, é importante deixar fixado os novos protocolos das áreas comuns do condomínio. Outra ideia é deixar as dicas para evitar o contágio sempre à vista de todos os moradores e funcionários.

Mantenha sempre o quadro atualizado

Quando alguma reforma ou assembleia já tiver ocorrido, é importante tirá-la do quadro de avisos para que ele não fique bagunçado com informações antigas. Lembre-se de sempre colocar datas em todos os comunicados.
Além da bagunça, um aviso novo pode passar batido se estiver com os antigos. Isso porque, os moradores podem olhar rapidamente e só visualizar os antigos. Por isso, a organização semanal é importante.

Avise os moradores das novidades no quadro

É sempre bom reforçar a comunicação com os moradores, por isso, procure outros canais para dar recados de que o quadro foi atualizado e alguma informação importante foi inserida. Muitos condôminos não se atentam a sempre ler os avisos, portanto é sempre bom relembrá-los.
O quadro de avisos é extremamente importante em todos os condomínios. Manter ele organizado evitará futuros ruídos de comunicação. Esperamos que com as nossas dicas você consiga criar um quadro lindo e eficiente!
Além de manter o quadro de avisos atualizado, realizar o planejamento para começar o ano organizado deixará seu condomínio ainda mais estruturado.