Principais responsabilidades da administradora de condomínio

Muitas pessoas se confundem quanto às tarefas da administradora de condomínios e do síndico. Uma administradora conta com profissionais nas áreas contábeis e administrativas, que facilitam o dia a dia do síndico e dos próprios condôminos. Aqui você entende quais são as principais responsabilidades da administradora de condomínio.

Assessoria no funcionamento das áreas comuns

Para que todos se sintam bem, o controle e funcionamento adequado das áreas deve ser impecável. Portanto, é importante que a administradora conheça todas as rotinas, as melhores formas e processos a serem implantados para cada empreendimento, as tecnologias disponíveis no mercado que podem maximizar a operação e controle e minimizar os custos.
Em resumo, a administradora tem que “fazer acontecer”, auxiliando o síndico e o conselho. O investimento na Portaria 4.0, produto exclusivo do Grupo Graiche, por exemplo, é uma opção a se considerar para organizar o controle de acesso, o funcionamento da portaria, o atendimento aos condôminos, além de indiretamente melhorar sensivelmente a segurança.
Outra assessoria extremante importante é o GESTOP (Processo de Gestão da Operação do Condomínio pela Graiche), no qual todos os itens internos são avaliados: custos, insumos, formas de atuação dos colaboradores, estudo de viabilidade de folha com vista a melhorar a operação, mantendo ou reduzindo custos fixos.
Ainda, a administradora pode sugerir e viabilizar ao síndico(a) um cronograma de treinamentos para todos os funcionários e conscientizar os moradores para se prevenir dos golpes em condomínios.

Gestão financeira

Normalmente, tanto a gestão financeira quanto a administrativa ficam na responsabilidade da administradora contratada. Isso significa que ela fica encarregada de demandas como: previsão orçamentária, folha de pagamento e planejamento anual dos gastos.
É extremamente importante deixar claro no contrato todos os processos que ficam sob encargo da administradora para evitar futuros problemas.

Gestão administrativa

Na parte administrativa, a administradora operacionaliza, sob autorização e gestão do síndico, funções do dia a dia, como a convocação para reuniões do condomínio, aplicação de multa aos condôminos, pesquisa sobre o orçamento para futuras obras, cadastro de novos moradores, atendimento aos condôminos, gestão de seguros e controle de obrigações legais, entre outras atividades importantes.
O bom funcionamento diário do prédio fica nas mãos dos profissionais de variadas áreas. Normalmente, o condomínio conta com a equipe de segurança, porteiros, funcionários da limpeza, zeladores e prestadores de serviços.
A administradora de condomínio se responsabiliza por operar todas as questões relacionadas à folha de pagamento (recrutamento, seleção, contratação, folha de pagamento, demissões, defesas trabalhistas etc.), a gestão de autônomos e o crivo contratual para viabilizar a contratação e pagamento a prestadores de serviço terceiros.

Transparência

Dentro da gestão do condomínio, a administradora deve manter um canal de comunicação aberto com os moradores e funcionários e sempre ser transparente em suas ações. É dever da administradora manter todos informados sobre o andamento dos serviços, as principais decisões do síndico e corpo diretivo e sobre onde o dinheiro do condomínio está sendo investido. É importante também deixar claro todas as regras de convivência para evitar possíveis conflitos internos.

Tipos de administradoras de condomínio

Existem dois tipos de gestão da administradora de condomínio, a completa e a chamada gestão de apoio. A completa cuida de todas as atividades, funções e necessidades que existem no condomínio, assim, o(a) síndico(a) fica apenas com algumas demandas mais básicas.
Já a gestão de apoio permite que o(a) síndico(a) fique com mais demandas e passa para a administradora apenas algumas específicas, como emitir boleto, gerar folha de pagamento e outras. É necessário deixar claro durante a contratação qual dos dois tipos o condomínio necessita.
E aí, tirou suas dúvidas sobre as principais responsabilidades da administradora de condomínio? Aproveite e confira também nosso post “Síndico: o que ele pode e não pode fazer”.