PRESTAÇÃO DE CONTAS – COMO TER ORGANIZAÇÃO E SEGURANÇA

Uma das principais responsabilidades de um Síndico é a prestação de contas. Na verdade, mais do que uma responsabilidade é uma obrigação legal, conforme ditam os artigos 22 da Lei 4591/64 (a Lei do Condomínio) e 1348 do Código Civil.
Prestar contas condominiais é uma tarefa que precisa ser realizada mensalmente, submetendo-as a análise dos Conselheiros, facilitando assim a aprovação anual em assembleia. Quando exigida por um ou mais condôminos, o Síndico também deve apresentar os documentos.
 
Como manter uma boa organização para facilitar a prestação de contas?
Em princípio, essa organização deve começar no início o período contábil do condomínio, ou seja, um ano antes da prestação de contas. É muito importante realizar uma assembleia geral ordinária anual que tenha o objetivo de apresentar a previsão orçamentária anual. Dessa maneira, um ano depois, todos os condôminos podem analisar se o planejado foi cumprido e, assim, avaliar a eficiência da gestão.
O fundamental para a gestão é prezar pela transparência. A prestação de contas mensal é o principal meio de assegurar o controle da saúde financeira de um condomínio. Por isso, todos os documentos precisam ser organizados em uma pasta, que pode ser física ou digitalizada. Nela deve constar o balancete mensal com os relatórios analíticos de receitas, despesas e da inadimplência.
Além desses documentos é importante disponibilizar todas as notas fiscais, guias dos encargos sociais e impostos, comprovantes de pagamentos, folha de pagamento e adiantamento e demais documentos contábeis para conferência. A melhor maneira para manuseá-los é fazendo a separação por categoria de cada despesa, para que qualquer pessoa que queira verificá-los tenha facilidade e economize tempo.
 
E quanto à segurança da prestação de contas? Como garanti-la?
A tecnologia é a grande aliada para minimizar erros, aumentar a eficiência e facilitar o dia a dia de síndicos, conselheiros e condôminos. Com uma plataforma robusta, que atenda a administração de condomínios de maneira completa e acesso on-line ao banco de dados, a prestação de contas está ao alcance através “de um clique”.
Vamos tomar como exemplo os recebimentos das taxas condominiais. Quando o pagamento é feito, o sistema on-line registra automaticamente a entrada da receita, identificando o pagador. Por consequência, o acesso à lista de inadimplência também é em tempo real.
Outro exemplo de eficiência da tecnologia oferecida por um sistema de administração de condomínios on-line é a possibilidade de consultar certidões e certificar que as obrigações tributárias do condomínio estão em dia.
Muitos condomínios, sejam eles residenciais ou comerciais, já estão se beneficiando com as vantagens de uma prestação de contas on-line. Ela oferece a possibilidade de acompanhamento constante, assertividade e segurança para a tranquilidade de síndicos, conselheiros e condôminos.