Funcionário próprio, terceirizados ou portaria remota?

Vamos te ajudar a entender tudo o que precisa ser levado em consideração para tomar a decisão de contratar funcionário próprio, terceirizados ou portaria remota

A escolha entre ter funcionários próprios, contratar terceirizados ou optar por uma portaria remota, para um condomínio, depende de vários fatores, incluindo o tamanho do condomínio, o orçamento disponível, as necessidades específicas dos moradores e as regulamentações locais.

E se você é síndico de um condomínio, sabe que além disso tudo, esta decisão também diz respeito à gestão da segurança e controle de acesso.

A escolha entre ter um funcionário próprio, contratar uma empresa terceirizada ou adotar um sistema de portaria remota pode ter implicações significativas para a segurança, a eficiência operacional e também dos custos.

Quantos funcionários um condomínio precisa?

Para uma conclusão mais embasada e uma abordagem mais completa, antes de falar sobre os tipos de contratações, vamos falar um pouco sobre a equipe de funcionários, o tamanho dos condomínios e suas demandas da infraestrutura. Assim, você poderá avaliar o seu caso mais detalhadamente e optar pelo que é mais adequado para a sua realidade.

A quantidade de funcionários necessária em um condomínio deve ser proporcional ao seu tamanho e às suas necessidades específicas. Condomínios maiores, com um número maior de unidades e uma infraestrutura mais complexa, geralmente exigem uma equipe maior para garantir um bom funcionamento.

Por outro lado, condomínios menores podem exigir menos funcionários, já que as demandas tendem a ser mais limitadas. De modo geral, aqui estão algumas considerações mais comuns relacionadas ao tamanho do condomínio.

Condomínios pequenos

Condomínios com poucas unidades podem ter uma equipe mínima, podendo incluir um zelador ou encarregado de manutenção e, em alguns casos, um porteiro ou vigia.

Condomínios médios

Condomínios com uma quantidade moderada de unidades, por exemplo, entre 10 e 80, podem ter uma equipe mais diversificada, incluindo zelador, porteiro, equipe de limpeza, equipe de manutenção e, possivelmente, um gerente ou administrador de condomínio.

Condomínios grandes

Condomínios com um grande número de unidades, acima de 80, por exemplo, geralmente requerem uma equipe substancial. Isso pode incluir múltiplos zeladores, porteiros, equipe de limpeza, equipe de manutenção, segurança e um gerente ou administrador de condomínio.

Fatores relevantes

Além do tamanho, outros fatores podem influenciar a necessidade de funcionários, como a complexidade da infraestrutura. Por exemplo, a presença de piscinas, áreas esportivas e jardins grandes, a frequência de eventos e a demanda por serviços adicionais.

Recomenda-se avaliar as necessidades específicas do condomínio e, se possível, consultar especialistas em administração de condomínios ou empresas especializadas para determinar a equipe mais adequada para atender às exigências do local.

A equipe de funcionários de um condomínio

Para que um condomínio funcione de maneira eficiente e proporcione um ambiente agradável e seguro para os moradores, é importante contar com uma equipe bem estruturada.

Considerando que há diferenças de equipe de funcionários de acordo com o tamanho e especificidades dos condomínios, preparamos uma lista com as funções essenciais e as responsabilidades de cada membro da equipe.

Síndico

Eleito pelos condôminos para administrar o condomínio. Responsável por tomar decisões, coordenar reuniões de condomínio e zelar pelo cumprimento das normas e regulamentos. Deve ter boa habilidade de gestão, comunicação e conhecimento sobre as leis condominiais.

Conselho Consultivo

Composto por condôminos eleitos para auxiliar o síndico na tomada de decisões. Oferece sugestões e contribui com a administração do condomínio.

Conselho Fiscal

O Conselho Fiscal de um condomínio é responsável por fiscalizar as contas e a gestão financeira do condomínio, garantindo a transparência e a legalidade das operações.

Gerente ou Administrador de Condomínio

Contratado para gerenciar o condomínio em nome dos condôminos. Responsável por tarefas administrativas, financeiras, jurídicas e de manutenção. Deve ter habilidades de gestão, conhecimento em legislação condominial e boa comunicação.

Porteiro ou Vigia

Responsável por controlar o acesso de pessoas e veículos ao condomínio. Monitora a segurança e a entrada e saída de visitantes e prestadores de serviço.

Zelador ou Encarregado de Manutenção

Supervisiona e coordena a equipe de limpeza e manutenção. Realiza tarefas de conservação das áreas comuns, como limpeza, jardinagem, pequenos reparos, etc.

Equipe de Limpeza

Responsável pela limpeza e manutenção das áreas comuns, como corredores, elevadores, garagem, etc.

Equipe de Manutenção

Realiza reparos e manutenções preventivas nas instalações elétricas, hidráulicas, elevadores, entre outros.

Equipe de Segurança

Pode incluir vigilantes, seguranças ou empresa terceirizada. Monitora a segurança do condomínio, controla o acesso e, em alguns casos, atua em situações de emergência.

Departamento Financeiro ou Contabilidade

Responsável pela gestão das finanças do condomínio, incluindo cobrança de taxas, pagamento de contas, prestação de contas, etc.

Equipe de Recursos Humanos (se necessário)

Encarregada da contratação, treinamento e gestão dos funcionários do condomínio.

Funcionário próprio, terceirizados ou portaria remota? Tipos de contratação: vantagens e desvantagens

Funcionário Próprio

Vantagens

• Controle direto: controle total sobre o processo de contratação, treinamento e supervisão dos funcionários.
• Familiaridade com o condomínio: o funcionário próprio tende a conhecer os moradores, os padrões de segurança e os procedimentos do condomínio de forma mais aprofundada, o que pode criar um ambiente mais acolhedor e seguro.
• Adaptação a peculiaridades do condomínio: com o tempo, um funcionário próprio pode se tornar muito familiarizado com as particularidades do condomínio, como rotinas específicas, necessidades dos moradores e pontos de atenção.
• Flexibilidade: é mais fácil adaptar as responsabilidades do funcionário às necessidades específicas do condomínio.

Desvantagens

• Custos mais elevados: contratar um funcionário próprio envolve salários, benefícios e encargos trabalhistas, o que pode ser mais caro do que outras opções.
• Substituições em caso de ausência: em casos de férias, folgas ou doenças, é necessário providenciar um substituto, o que pode gerar desafios de logística.

Terceirizados

Vantagens

• Redução de encargos trabalhistas: ao contratar uma empresa terceirizada, os encargos trabalhistas e administrativos ficam a cargo da empresa contratada.
• Profissionalismo: empresas especializadas costumam ter equipes treinadas e preparadas para lidar com diversas situações.

Desvantagens

• Menos controle direto: menos influência sobre a seleção e treinamento dos funcionários da empresa terceirizada.
• Rotatividade de pessoal: as empresas terceirizadas podem ter uma taxa de rotatividade de funcionários mais alta, o que pode afetar a familiaridade com o condomínio.

Portaria Remota

Vantagens

• Tecnologia de ponta: a portaria remota utiliza sistemas avançados de monitoramento e controle de acesso, proporcionando um alto nível de segurança.
• Redução de custos: geralmente, a portaria remota é mais econômica do que manter um funcionário próprio ou contratar uma empresa terceirizada.
• Disponibilidade 24/7: a portaria remota oferece segurança contínua, sem interrupções por férias ou folgas.

Desvantagens

• Falta de interação pessoal: alguns moradores podem preferir uma interação mais direta com um porteiro presencial.
• Dependência de tecnologia: em casos de falhas no sistema, pode haver desafios na gestão do acesso ao condomínio.

Mais algumas considerações antes da contratação

A escolha dependerá das necessidades e preferências específicas do condomínio. Algumas vezes, uma combinação de abordagens pode ser a melhor solução. Por exemplo, um condomínio pode optar por ter uma portaria remota para a vigilância 24 horas, mas manter funcionários próprios para tarefas como limpeza e manutenção.

Recomendamos também consultar especialistas em administração de condomínios ou empresas especializadas em segurança e portaria para obter conselhos mais detalhados e personalizados com base na situação específica do seu condomínio.

Como escolher a melhor opção para o seu condomínio?

Portanto, como pode perceber, há diversos pontos relevantes para analisar ao fazer a contratação. A escolha entre funcionário próprio, terceirizados ou portaria remota depende das necessidades específicas do seu condomínio, do orçamento disponível e também das preferências dos moradores. Considere realizar uma pesquisa de opinião entre os moradores para entender o que mais os agradam.

Lembrando que a escolha da melhor opção dependerá da dinâmica e das necessidades específicas do condomínio. É sempre recomendável considerar as opiniões e expectativas dos moradores, bem como avaliar os custos e benefícios associados a cada alternativa.

Além disso, é importante analisar as empresas ou sistemas disponíveis no mercado, verificar referências e solicitar propostas detalhadas antes de tomar uma decisão final.

Lembre-se, não existe uma solução única para todos os condomínios. O importante é escolher a opção que melhor atenda às necessidades e expectativas da comunidade que você representa.

E, caso queira um aconselhamento de experts no assunto, saiba que nossos consultores estão à sua disposição para ajudar no que for preciso para que sua escolha seja certeira para o condomínio e para o bem de todos.