Reduzir os custos do condomínio, de forma responsável, é um dos maiores desafios na gestão do síndico.

Sabemos que a tarefa não é fácil, mas uma revisão geral, mudança de hábitos e planejamento a longo prazo podem ajudar.

Por conta do peso financeiro e da importância no processo condominial, um dos primeiros custos a ser analisado é o de mão de obra.

Folha de Pagamento

Dentro do condomínio, temos duas modalidades para verificação e análise para reduzir os custos:

Mão de obra Terceirizada

Nesta modalidade, os colaboradores são funcionários registrados em uma empresa prestadora de serviço, que cobra mensalmente um valor pré-fixado por contrato.

Dicas para buscar economia:

1. Verifique se os postos atuais contratados estão de acordo com a demanda;
2. Estude formas de readequação de tarefas a fim de redução de postos sem perda de qualidade;
3. Faça comparativos de preços em empresas de mesmo porte e com mesma percepção de qualidade e de idoneidade;
4. Fiscalize a empresa terceirizada, pagamentos e obrigações dos funcionários a fim de evitar ou minimizar problemas trabalhistas;
5. Exija que a contratada encaminhe previamente a documentação do colaborador que vier a assumir um posto, que comprove o registro laboral, ficha cadastral, exame médico admissional ou periódico e antecedentes criminais atualizados;
6. Faça constar no contrato e certifique-se de que a empresa possui seguro de responsabilidade civil, seguro contra acidentes de trabalho e seguro por morte ou invalidez;
7. Confira sempre os índices de reajustes aplicados no vencimento dos contratos;
8. Tenha uma assessoria jurídica para revisar o contrato de prestação de serviços, a fim de evitar problemas ou custos adicionais desnecessários.

Mão de obra Própria

Já para os condomínios que têm mão de obra própria, as dicas para a redução de custos são um pouco diferentes. Confira!

1. Analisar os cargos e funções, de forma a readequar colaboradores e regularizar a folha de pagamento de acordo com a legislação;
2. Analisar a escala de trabalho e evitar ao máximo as jornadas que propiciem incidência de horas extras;
3. Verificar formas viáveis para cobertura de férias de porteiros, evitando as horas extras para suprir a falta do colaborador que goza férias;
4. Readequar a escala de horários, suprimir e realizar a indenização de supressão de horas extras (fale com sua administradora para entender a viabilidade e aplicabilidade desta opção);
5. Analisar as tarefas e verificar se o número de colaboradores destinados às tarefas está de acordo ou há colaboradores “sobrando”.
6. Revisar periodicamente o endereço dos colaboradores e o trajeto informado, a fim de evitar um pagamento desnecessário de vale transporte.

Controle horas extras

O acúmulo de tarefas e o excesso de horas extras podem sair mais caros do que se imagina. Fique de olho, principalmente, nos cargos mais caros do quadro de funcionários, como por exemplo, o zelador.

Se ele costuma fazer hora extra cobrindo gaps de porteiros, está na hora de contratar um folguista, cujo salário é menor do que pagamento de horas extras, pois incidem também no cálculo de férias, 13º salario, auxílio habitação, encargos etc. Uma alternativa para reduzir os custos!

Retenha bons funcionários

Manter talentos é uma ótima maneira de motivar os funcionários e ainda poupar no fim do mês. É que contratar um novo funcionário, requer tempo e investimento em processos de contratação. Além disso, ao desligar um funcionário, o condomínio também arca com verbas rescisórias.

E mais: ainda existe a chance de processo trabalhista. Por isso, lembre-se de manter o ambiente saudável para que esses talentos continuem exercendo um ótimo trabalho.

Por fim, faça anualmente uma revisão no quadro de funcionários. Tenha como base que um prédio pequeno tem, em média, seis funcionários.

São eles: um zelador, um faxineiro, três porteiros (em caso de portaria 24 horas) e um folguista.

Conte com a ajuda da administradora para realizar uma análise do quadro de funcionários e reduzir custos. O Departamento de RH tem especialistas que podem desenvolver soluções para diminuir os gastos em longo prazo.

Revisões anuais e manutenções preventivas

Realizar as manutenções preventivas dos equipamentos e estruturas internas do condomínio é muito mais barato do que atuar somente quando o problema aparece.

Cada tipo ou grupo de equipamentos deve ser analisado individualmente, estabelecendo uma rotina de manutenção técnica preventiva e periódica, a fim de aumentar a vida útil e atuar no início dos problemas, quando o custo de reparo é bem menor.

Então, procure juntar itens afins, como, por exemplo, manutenção de bombas e manutenção de redutores de pressão ou câmeras, interfones, antenas e sensores de perímetro, no mesmo contrato e assim obter descontos durante a negociação.

Outra medida extremamente importante é elaborar e seguir um cronograma de manutenções periódicas para necessidades junto à edificação. O objetivo é o de evitar que falhas por uso ou desgaste aumentem ao longo do tempo e tragam custos astronômicos ao condomínio e ao patrimônio dos condôminos, como: lavagem e selagem das fachadas, impermeabilização das lajes, verificação dos telhados, limpeza das tubulações de esgoto, limpeza dos poços de água servida. Com todas as revisões em dia, você consegue evitar os altos custos de reparos, a cobertura de custos
a terceiros e as indenizações a condôminos

Economize!

Água e energia! Para o primeiro, pense em instalação de hidrômetros individuais. Ele incentiva a economia de água do prédio como um todo e representa até 20% de economia na conta de água mensal. Outra dica é usar a natureza ao seu favor: reaproveite a água da chuva!

Já para a economia de energia, é válido um investimento maior em alguns itens modernos para poupar muito mais, em alguns meses. Por exemplo, na instalação de sensores de presença e programação de elevadores.

Evite a inadimplência

O condomínio precisa evitar que a inadimplência se torne crônica. Ou seja, quando três cotas consecutivas não são pagas. Para isso, o ideal é tentar um acordo amigável com o inadimplente.

Já a partir da terceira cota em atraso, recomenda-se entrar com processo judicial de cobrança. Confira mais dicas nesse post – Como reduzir a inadimplência.