Guarda de documentos no condomínio
É obrigação do síndico guardar os documentos do condomínio, sob pena de responsabilidade.
Estar atento à toda documentação do condomínio, principalmente às questões legais e trabalhistas, bem como organizá-los e guardá-los é uma das tarefas administrativas do síndico. Mas você tem ideia de quais são eles, por que você deve mantê-los em ordem e por quanto tempo eles devem ficar arquivados?
Por que é importante guardar os documentos do condomínio?
Geralmente, as pessoas tendem a guardar em casa certidões, comprovantes de contas e alguns outros papéis que consideram importantes. Para um condomínio não é muito diferente. Afinal, manter um histórico é muito útil para a presente e futura gestão, além de tomadas de decisões. Contas, assuntos fiscais, contábeis e trabalhistas devem ser arquivados de forma segura.
Muitos documentos devem ser por muito tempo – alguns até para sempre – como as plantas do condomínio e a papelada referente aos funcionários e impostos. Outros, podem ter uma vida mais curta
Sabia que se porventura acontecer um processo trabalhista, e o síndico perder o prazo por não apresentar provas – seja porque não as tem ou não sabe onde estão – ele poderá ser responsabilizado pelo prejuízo? Pois é. E além desses documentos todos servirem como prova em ações desse tipo, eles também comprovam que o condomínio está dentro da lei, evitando assim problemas numa eventual fiscalização.
Como guardar os documentos do condomínio?
Existem diversas formas de guardar os documentos do condomínio. O importante mesmo é mantê-los guardados até o fim dos prazos estipulados por Lei. Você pode classificá-los por assunto, trimestre, ano… do jeito que for melhor.
Uma dica é classificar por categorias, como por exemplo:
– documentos mensais,
– documentos financeiros,
– documentos dos moradores,
– obrigações do condomínio,
– constituição do condomínio,
– orçamentos, entre outros.
Depois de organizar e categorizar, o ideal é escolher um local seguro para armazenar.
E para garantir ainda mais a segurança, é possível também digitalizar os documentos, além de utilizar a certificação digital para consulta de alguns dados.
Digitalização dos documentos
Uma das dificuldades que muitos condomínios enfrentam é ter um espaço adequado para armazenar esses documentos importantes. Além disso, o papel, por ser frágil, pode acabar sendo danificado ou perdido.
Por isso, uma das alternativas que garantem a segurança e podem solucionar o problema da falta de espaço é a digitalização dos arquivos. A convenção, o regulamento interno, ata da última eleição do síndico e de assembleias podem ser microfilmados em cartório.
Outra possibilidade é contar com um software de gestão de documentos. Com um ambiente controlado por senha, o condomínio consegue oferecer a visualização dos papéis aos moradores.
Por quanto tempo devo guardar os documentos do condomínio?
Conforme já mencionamos acima, alguns documentos e papéis devem ser arquivados por toda a vida do condomínio, enquanto outros podem ser consultados de forma digital, por meio do e-Social inclusive.
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