Como receber um oficial de justiça e melhorar a gestão de correspondências do condomínio
Para a segurança de todos, manter uma portaria com controle de recebimento de entregas e correspondências é muito importante. Para isso, os colaboradores do condomínio devem ser treinados e comunicados sobre como agir em diferentes casos.
Existem situações que podem ser desafiadoras, gerando dúvidas sobre como proceder ao receber a visita de um oficial de justiça no condomínio e até mesmo em relação às entregas de correspondências. Para evitar problemas, separamos as informações necessárias para que você entenda o que fazer nesses casos. Confira!
Recebendo um oficial de justiça
Assim como todos os visitantes, o oficial de justiça deve estar devidamente identificado e precisa apresentar o mandado judicial. Estando de acordo, o funcionário da portaria deverá liberar o acesso, caso solicitado, e fornecer as informações corretas sobre a condição do imóvel.
Os colaboradores do condomínio devem ser orientados a sempre informar a verdade. Tentar impedir a entrada do oficial de justiça portador de ordem judicial, negar ou prestar falsas informações são condutas que podem ser configuradas como crimes previstos nos artigos 330 e 331 do Código Penal. Cartas registradas ou citações judiciais também exigem atenção, confira abaixo.
Citações judiciais
De acordo com a lei nº 13.105/2015 – Código de Processo Civil, em seu Art.248, § 4º, as citações judiciais podem ser recebidas pelos funcionários do condomínio. O profissional também pode recusar o recebimento se declarar por escrito, sob penas da lei, que o destinatário não mora mais no condomínio ou que o imóvel está desocupado.
Portanto, recomendamos que, para evitar nulidade processual, o condomínio deve ter um rigoroso processo de protocolo de entrega da correspondência ao morador. Além de resguardar o condomínio, essa providência auxiliará na agilidade dos processos judiciais. Sempre oriente o colaborador a passar a verdade ao funcionário dos correios ou ao oficial de justiça.
É importante orientar os funcionários responsáveis que, ao verificarem se tratar de correspondência judicial, é imprescindível entregá-la com prioridade ao destinatário final, sempre sob protocolo.
A importância do protocolo
Obter e arquivar o protocolo de entrega das correspondências aos moradores é fundamental para isentar o condomínio de qualquer responsabilidade, especialmente com relação às encomendas e correspondências judiciais. A entrega ao morador deve ser:
- o mais breve possível, logo após o recebimento pelo condomínio;
- o protocolo deve conter data, nome completo e assinatura do recebedor.
Lembre-se de que o caderno/livro de protocolo deve ficar sob a guarda do condomínio, não podendo ser retirado da portaria pela empresa terceirizada ou por qualquer condômino/morador.
E se o morador se recusar a assinar o livro de protocolo de entrega do condomínio?
Em casos de recusa no recebimento, o condomínio deve entregar a correspondência por debaixo da porta, relatando no livro a ocorrência, na presença de duas testemunhas. Importante guardar todas essas comprovações para resguardo do condomínio.
Recebimento correto e entrega de correspondências
É fundamental orientar e treinar os porteiros e demais funcionários sobre como receber as correspondências e, posteriormente, protocolar a entrega corretamente.
A informação que será fornecida, como “ausente”, “mudou-se” ou “falecido”, deve corresponder à realidade e concedida de maneira imediata no momento da tentativa de entrega. Para isso, a portaria deve estar informada sobre a condição do apartamento e seus moradores, com o cadastro atualizado dos residentes no imóvel.
Vale frisar e avisar os colaboradores: Saída temporária, viagem ou saída para o trabalho não são consideradas ausências.
Para manter-se informado é preciso receber informações de fontes confiáveis. Caso tenha dúvidas, o ideal é contratar a administração condominial.
Então, conseguiu esclarecer as dúvidas sobre como receber oficial de justiça e melhorar a gestão de correspondências? Para completar sua leitura, confira nosso Manual de Recebimento de Oficiais de Justiça e Correspondências no Condomínio.
