O que fazer neste início de ano no meu condomínio

Quando um novo ano começa, este momento é para muitas pessoas um gatilho para o recomeço com novas ideias, novos projetos, hábitos e planejamentos. E na administração de um condomínio a história não é diferente.

Com o início deste novo ciclo, é hora dos síndicos e da administração se prepararem para os desafios da gestão de condomínios. A possível chegada de novos moradores, eventos e festas, é importante sempre estar atento a todos os detalhes para garantir que tudo ocorra da melhor maneira possível.

Criar uma lista com as tarefas a serem realizadas, montar um cronograma com os períodos mais relevantes no ano, preparar o orçamento e organizar a equipe de trabalho são algumas das ações que os síndicos devem fazer para o início do ano.

Para garantir que tudo ocorra como planejado, é importante que os síndicos fiquem atentos aos detalhes. Confira algumas sugestões:

Reuniões: realizar reuniões periódicas com a equipe de trabalho é fundamental para manter o controle da situação. Isso irá ajudar a identificar problemas e tomar as medidas necessárias para resolvê-los.

Ordem do dia: na reunião, é importante elaborar uma ordem do dia para discutir os temas relevantes para o condomínio. Assim, fica mais fácil tomar decisões e cumprir as tarefas.

Correspondências: é preciso ficar atento às correspondências que chegam ao condomínio. Tanto para o correio quanto para os e-mails, é importante designar um responsável para fazer o controle.

Orçamento: o orçamento é o grande aliado do síndico para o gerenciamento do condomínio. É importante fazer um planejamento detalhado dos gastos, para não haver surpresas desagradáveis.

Contratos: os contratos de prestação de serviços devem estar em dia para garantir que os moradores tenham acesso a todos os serviços do condomínio.

Moradores: os moradores são os principais parceiros do síndico na hora de administrar o condomínio. Por isso, é importante manter um bom diálogo, para que todos estejam cientes das ações que são realizadas.

Algumas dessas práticas devem se manter recorrentes durante o ano, de forma regular, mas o ponto principal é: elas precisam começar. Então, que tal aproveitar a empolgação da chegada do ano novo e o anseio por mudanças e melhorias, colocando algumas novidades e os planos da gestão em prática?

Claro que juntamente a tudo isso tem as obrigações fiscais, financeiras e todo o planejamento para o novo ano. É sempre recomendável colocar no papel todas as iniciativas que você pretende adotar junto aos condôminos para que nada importante fique para trás.

E para que essas ações sejam relevantes e melhorem de fato a administração do condomínio, elas precisam ser frequentes e constantemente renovadas por meio de campanhas e ações de comunicação junto aos moradores.

Algumas ações podem ajudar não só a saúde financeira do condomínio, mas também ao próprio meio ambiente, como repensar a maneira de aproveitamento da água do condomínio. Iniciativas simples como dar destino à água captada das chuvas ou a criação de campanhas de conscientização para economia de água, a limpeza da caixa d’água, a manutenção preventiva ou corretiva, como busca de infiltrações, por exemplo, são ideias que podem surgir no começo de um novo ano.

É importante lembrar que economia pode influenciar diretamente no bem-estar das pessoas que vivem no seu condomínio, uma vez que pode ser convertida em investimentos para melhorias das áreas de lazer e fornecer mais conforto a todos.

Lembre-se das obrigações condominiais

É sempre importante frisar e reforçar que o planejamento deve ser o guia do administrador ou do síndico. Evite ser pego de surpresa. Listamos alguns itens para que você se encontre meio à necessidade real do seu condomínio:

# Prepare as contas do ano anterior para apresentá-las na prestação de contas.

# Marque uma Assembleia Geral Ordinária;

# Faça uma previsão orçamentária para o ano que se inicia;

# Cheque os contratos com os prestadores de serviço e escalone as férias dos funcionários;

# Realize trabalhos com foco nos inadimplentes (se houver);

# Prepare a DIRF e RAIS. Em fevereiro/março elas deverão ser entregues;

# Faça campanhas em cima do regimento interno;

# Faça o agendamento das manutenções regulares.

Faça uma lista com a tarefas e mãos à obra. Sabemos que alguns pontos são essenciais, por isso se planeje. Os condomínios funcionam como uma empresa, e assim como uma empresa possuem despesas fixas, funcionários e impostos a serem pagos, principalmente no início do ano. 

O planejamento condominial evita desperdícios e gastos desnecessários e ainda evita desgastes com os condôminos. Essas são algumas dicas para os síndicos se prepararem para o início do ano. Com um bom planejamento e uma boa dose de dedicação, é possível garantir que tudo ocorra da melhor maneira possível.

Quer ficar sabendo sobre as rotinas de um condomínio e as obrigações dos síndicos? Confira outros conteúdos do blog da Graiche.

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A Graiche é uma administradora de condomínios desde 1974, com ampla atuação em administração condominial, compra, venda e administração de imóveis. Temos como dever principal, auxiliar o síndico em todas as suas tarefas diárias, como, por exemplo, funções e no cumprimento de exigências legais, tais como dar suporte junto à questão financeira, gastos e cobranças.

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