Como fazer o planejamento anual do seu condomínio?

Entenda como e por que fazer o planejamento anual de seu condomínio
Elaborar um planejamento anual é uma das melhores formas de manter o condomínio financeiramente saudável e evitar surpresas indesejáveis durante o ano.
O planejamento anual do condomínio permite que você possa acompanhar a evolução dos gastos ao longo dos próximos 12 meses. Desta forma, todos podem se preparar melhor e realizar mudanças, se necessário.

#1 – Conheça os benefícios de se fazer um planejamento anual

O principal benefício do planejamento é o equilíbrio das finanças. Quando não há planejamento,  a administração do condomínio é feita às cegas, ou seja, as despesas são pagas à medida que surgem. Agir dessa maneira é imprudente e arriscado, o condomínio pode não ter recursos suficientes para arcar com despesas futuras e as taxas condominiais sofrerem aumentos desnecessários.
Realizar uma previsão orçamentária por meio de um planejamento inteligente reduz as chances de resultados negativos e possibilita a organização do caixa do condomínio para futuros investimentos, como obras de melhorias, criação de novos espaços, entre outros.
Preparar-se para o ano que está por vir e antecipar gastos promove uma comunicação mais transparente para os condôminos. É também uma forma excelente de promover um consumo mais consciente.

#2 – Analise as despesas do ano anterior

Para começar um bom planejamento o primeiro passo é analisar as despesas dos 12 meses anteriores. Por meio desta análise é possível conhecer quais são os principais gastos e quando eles ocorrem. Quanto mais detalhado o estudo, melhor será o seu planejamento para o ano seguinte.
Para ajudá-lo nessa tarefa, preparamos algumas das principais despesas que você deve considerar. São elas:
Despesas ordinárias

• Pessoal
• Encargos sociais
• Consumo
• Manutenção e conservação
• Administrativas
• Materiais
• Seguro

Despesas Extraordinárias

• Emergências
• Benfeitorias

Fundo de reserva

• Criação ou ,manutenção de um fundo de reserva (geralmente já é previsto em convenção condoiminial) para cobrir situações imprevistas ou financiar novos investimentos devidamente aprovados em assembleia geral.

#3 – Elabore o plano levando em conta vários fatores

Um dos erros mais comuns ao se realizar um planejamento é não levar em conta que durante o ano acontecem vários eventos no dia a dia do condomínio, tanto programados quanto eventuais. Estes acontecimentos incluem troca de extintores, conserto de um portão eletrônico, reparação da infraestrutura do condomínio, o entupimento na rede hidráulica, defeito na bomba d’água, infiltrações ou rachaduras, quebra ou dano de algum bem, entre muitas outras possibilidades.
Não é possível prever se e quando algo vai ser quebrado ou parar de funcionar, mas estar preparado é a melhor maneira de evitar surpresas. Possuir recursos para arcar com esse tipo de ocorrência é essencial.
Já as manutenções preventivas são fundamentais. Elas aumentam a vida útil dos equipamentos e ainda evitam gastos exorbitantes com a troca de aparelhos, ressarcimentos ou consertos antes do tempo.
Outro ponto importante é a inflação. Não é possível prevê-la com exatidão, mas é bom considerar possíveis reajustes salariais e aumento nos preços de materiais e serviços. Além desse fator, deve-se levar em conta o comportamento de inadimplência, antecipando-o a partir da análise dos anos anteriores e lançando provisionamento para devedores em seu planejamento.

#4 – Verifique a necessidade de mudanças e proponha-as em assembleia

O planejamento pode trazer à tona a necessidade de mudanças. Quando as contas estão altas, promover uma campanha de conscientização com dicas de economia também tem excelentes resultados.
As despesas extraordinárias ou benfeitorias também precisam ser aprovadas em assembleia. Elas incluem reformas, aquisição de móveis, pintura, etc.

#5 – Ajuste o planejamento ao longo do ano

No decorrer do ano é importante comparar os valores projetados com os reais. Este controle permite que sejam realizados ajustes durante o percurso, para melhorar a situação financeira.
As adaptações podem ser novas medidas para arcar com despesas além do esperado ou, quando o resultado for melhor que o previsto, aproveitar o recurso excedente para benfeitorias (a partir de aprovação em assembleia).
Lembre-se que, caso aconteça algum imprevisto que represente gastos excessivos, a assembleia também precisará ser convocada para aprovação.
Acompanhar os gastos reais comparando-o com o planejamento realizado também é uma forma de se preparar para o ano seguinte e tornar o processo ainda mais fácil e assertivo. Trata-se de um aprendizado constante que permite encontrar as melhores soluções para as finanças do condomínio e alcançar a estabilidade financeira. Com o tempo será cada vez mais simples manter a estabilidade financeira e o bem estar do condomínio.
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