Checklist de fim de ano para síndicos: 7 itens que não podem ficar para 2026

Confira os 7 itens essenciais que todo síndico deve revisar antes do fim do ano para evitar pendências em 2026

A reta final do ano exige atenção redobrada do síndico. Além da rotina já intensa da gestão condominial, este é o momento de revisar pendências, encerrar ciclos administrativos e garantir que 2026 comece com tudo em dia — e não com problemas acumulados.

Para ajudar nesse processo, preparamos um checklist com 7 pontos críticos que não podem ficar para depois. Com essa checklist em mãos, você pode se antecipar no que precisa ser feito agora, ainda em 2025, para evitar retrabalho, desgastes e riscos operacionais neste fim de ano.

Veja o que vale revisar ainda este ano:

1. Assembleias e comunicação com os condôminos
2. Fechamento e organização das contas do ano
3. Documentação e certidões obrigatórias atualizadas
4. Manutenções preventivas essenciais
5. Revisão de segurança e plantão de fim de ano
6. Contratos e fornecedores para 2026
7. Planejamento orçamentário e fundo de reserva

1. Fechamento e organização das contas do ano

O encerramento do exercício exige organização para facilitar o trabalho do conselho fiscal e a apresentação na futura assembleia. O foco deve ser garantir que a documentação esteja completa e os lançamentos de acordo com a realidade.

Pontos de atenção:

• balancetes e extratos atualizados, com conferência das movimentações;
• conferência do arquivamento de notas fiscais, recibos e comprovantes;
• situação da inadimplência e acordos feitos ao longo do ano;
• uso do fundo de reserva, quando houver;
• conciliação bancária, evitando valores pendentes.

Organizar isso agora deixa a prestação de contas mais leve e transparente para todos.

Organizar isso agora deixa a prestação de contas mais leve e transparente para todos. Administradoras idôneas, de primeira linha e bem estruturadas costumam apoiar esse processo disponibilizando ao síndico, sempre conforme autorização e rotina do condomínio, os documentos já catalogados, atualizados e devidamente arquivados ao longo do ano. Ainda assim, uma revisão final pelo síndico ajuda a garantir que tudo esteja perfeitamente alinhado para a apresentação na próxima assembleia. 

2. Documentação e certidões

Garanta que os documentos essenciais do condomínio estejam vigentes antes da virada do ano. Isso evita contratempos legais e facilita a gestão.

O que revisar:

• Contratos essenciais: portaria, limpeza e elevadores (atenção aos vencimentos no início de 2026);
• Seguro do prédio: verifique a vigência da apólice e se as coberturas estão adequadas;
• AVCB e laudos: validade do Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (ou licença equivalente) e outros laudos técnicos obrigatórios;
• Atas: organize as decisões das últimas assembleias;
• Certidões negativas: INSS, FGTS e débitos municipais.

Dica: Mantenha uma cópia digital desses documentos salva em nuvem para fácil acesso.

3. Manutenção preventiva

Mesmo que algumas manutenções sigam contrato regular, fazer esse levantamento agora ajuda a priorizar reparos e evitar surpresas no início do ano.

Vale ficar de olho em:

• elevadores, considerando falhas recentes ou ocorrências repetidas;
• bombas e sistema de recalque, avaliando ruídos ou desgaste;
• gerador, quando houver, verificando testes e condições gerais;
• extintores e iluminação de emergência, com atenção às validades;
• telhado e impermeabilização, buscando sinais de infiltração.
  
  

4. Segurança e plantão de fim de ano

Nas últimas semanas do ano, o movimento do condomínio muda: alguns moradores viajam, outros recebem mais visitas, e as entregas aumentam. É justamente nesse cenário que a segurança precisa estar mais redonda e a comunicação entre portaria e moradores mais clara.

Checklist de segurança:

• Câmeras funcionando, com imagem e gravação acessíveis;
• Iluminação externa cobrindo entradas, garagem e circulação;
• Escala da portaria ajustada para feriados e folgas;
• Rigor no cadastro de visitantes e prestadores de serviço;
• Alinhamento sobre moradores que vão viajar (contatos de emergência atualizados).
  
  

5. Contratos e fornecedores

Diversos contratos possuem renovação automática, índices de reajuste ou prazos de aviso prévio que ocorrem justamente no início do ano.

Informações que vale a pena antecipar:

• vencimentos dos contratos de portaria, limpeza, manutenção técnica e controle de acesso;
• índices de reajuste aplicáveis (IPCA, IGP-M ou outros previstos);
• prazos de aviso prévio e eventuais penalidades por rescisão.
  

6. Planejamento orçamentário e fundo de reserva

Ter uma visão clara das finanças ajuda a montar a pauta da próxima assembleia com segurança e transparência. O ideal é que o orçamento reflita a realidade prevista para 2026 .

Pontos essenciais para o diagnóstico:

• Previsão de despesas fixas e reajustes contratuais para o novo ano;
• Necessidade de gastos extraordinários, como obras ou manutenções complexas;

Conferir o saldodo fundo de reserva e sua capacidade para cobrir emergências.

7. Comunicação com condôminos e assembleias

Uma comunicação antecipada e transparente evita mal-entendidos e favorece a participação dos condôminos nas decisões. O foco principal é garantir que os trâmites legais da convocação sejam respeitados.

Pontos para se adiantar:

• Convocação: a data e a forma de envio devem seguir rigorosamente o que determina a Convenção do condomínio;
• Pauta: é importante definir com clareza os temas prioritários, como orçamento, eleições ou obras;
• Organização: deixar a minuta e a ordem do dia preparadas facilita a condução da reunião.
• Definir calendários para reuniões e assembleias durante o ano, de forma a evitar grandes intervalos sem reuniões.

Guia rápido: dúvidas mais comuns

O que o síndico precisa priorizar antes de o ano acabar?
O ideal é focar em 7 áreas principais: prestação de contas, documentos, manutenção, segurança, contratos, orçamento e comunicação com os moradores.

Quais documentos não podem ficar desatualizados na virada do ano?
É importante checar a validade do seguro predial, do AVCB, dos contratos de serviços essenciais e se as certidões negativas (INSS, FGTS) e as atas de assembleias recentes estão em dia.

Como organizar a segurança do condomínio para as férias?
Como o fluxo de pessoas muda, é importante verificar se as câmeras e a iluminação externa estão funcionando bem. Além disso, vale alinhar a escala da portaria e o cadastro de visitantes.

Conte com a Graiche

Encerrar o ano com os pontos essenciais organizados ajuda o síndico a começar o próximo ciclo com mais clareza e menos retrabalho. Essa checklist reúne os temas que normalmente fazem diferença logo no início do ano, e que vale antecipar para não ter surpresas em 2026.

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