Síndico: cuidados e providências para o final de ano

É final de ano e engana-se quem acredita que o trabalho dos síndicos e das administradoras de condomínio limitam-se apenas às decorações natalinas.
Tanto o profissional quanto as empresas estão completamente engajados, nesse período do ano, em responsabilidades, como: cuidados com a segurança no período das férias, dissídio dos funcionários, 13º salário, impostos, gratificações e planejamento financeiro para o ano seguinte.
Para saber mais sobre, confira a seguir algumas dicas sobre cuidados e questões administrativas que merecem atenção redobrada.

ORGANIZAÇÃO E PLANEJAMENTO DO SÍNDICO

– Previna-se contra a inadimplência causada pelas viagens de final de ano. Peça para a administradora enviar comunicados ou circulares relembrando os condôminos e moradores de sua responsabilidade e alertando para já deixar o pagamento da taxa condominial de janeiro agendado.
Tenha em mente que um condomínio preparado para todas as exceções do final do ano não enfrenta transtornos e imprevistos que podem gerar surpresas desagradáveis.
– Já ter realizado a assembleia para definir os orçamentos do ano seguinte (com aprovação da previsão orçamentária) é importante para que os moradores tenham conhecimento dos planos administrativos do condomínio.
– Em virtude dos gastos do período de fim de ano, os custos condominiais têm um aumento. Para facilitar no orçamento dos condôminos, o ideal é prever tais gastos e dividi-los em 12 meses junto com a cota condominial.

SEGURANÇA 

– É comum os condomínios esvaziarem no final do ano por conta das férias. Muitos moradores viajam e nem todos se atentam com medidas de segurança para o período. É dever da administração do condomínio alertá-los e orientá-los sobre o assunto.
– Os funcionários também devem estar preparados. Pessoas mal intencionadas sabem que esse é um momento mais “vulnerável” para ações nos condomínios. Iniciativas como cursos de segurança são sempre válidas! Já as orientações e lembretes a respeito das normas e da segurança são indispensáveis.

CAIXINHAS DE FINAL DE ANO

– As caixinhas para os funcionários e prestadores de serviços já é um hábito nos condomínios. Ainda assim, devem estar previstas no orçamento.. Para facilitar, insira o item na lista de despesas e divida-o em 12 vezes.
–  Se o condomínio não realizou tal previsão, o recomendado é reunir os moradores em assembleia e fixar um valor ou uma margem do que pode ser oferecido. As administradoras sugerem que o dinheiro seja repassado ao condomínio que cuidará da distribuição. Tal prática evita constrangimentos caso algum morador não queira participar.
–  Existem condomínios que optam apenas por deixar um livro na portaria para registro da caixinha dada por cada morador aos funcionários e/ou prestadores de serviços. Apesar de ser muito comum, a iniciativa pode ser considerada como impositiva e discriminatória. Portanto, cuidado ao aderir esse formato.
– Importante: o condomínio não é obrigado, tampouco os moradores, a oferecer uma gratificação ou a famosa “caixinha”. Cabe à assembleia ou ao morador decidir se haverá essa contribuição.

FOLGAS DE FINAL DE ANO DOS FUNCIONÁRIOS

– Se o condomínio conta com os próprios funcionários, organize junto à sua administradora um revezamento de plantão para o natal e ano novo. Caso seja autogestão, organize o plantão, verifique quais estarão de férias, oficialize a decisão com assinatura de todos e divulgue a tabela para funcionários e moradores.
– Caso utilize folguistas ou terceiros durante o período, informe aos moradores e funcionários. Somente recrute esses profissionais em agências especializadas para garantir o bom atendimento durante o final do ano.
– O pagamento do 13º salário dos funcionários, bem como a compra de cestas de natal, deve estar previsto no orçamento do ano e, como já mencionado, sugerimos o parcelamento em 12 vezes nas cotas pagas durante o ano.
– Para funcionários terceirizados, consulte a empresa terceirizada sobre questões relacionadas ao 13º, gratificações, cestas natalinas, etc.
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